Het is weer dié tijd van het jaar! Tijd om plannen te maken voor een kerstfeest met je collega’s en een nieuwjaarsdrink bij je vereniging. Maak het jezelf gemakkelijk en laat je leiden door deze 5 tips voor een geslaagd én veilig feest.
Een strak plan is het halve werk
Bij de organisatie van een feest komt altijd meer kijken dan je dacht, of er duikt tijdens de voorbereiding een onverwacht obstakel op. Daarom is onze eerste tip: begin méér dan op tijd. Dan hoef je niet te stressen om alles rond te krijgen. Bovendien kunnen de uitnodigingen vroeg de deur uit, waardoor meer feestvierders erbij zullen kunnen zijn.
Maak een lijst van alles wat je te doen staat en bedenk hoeveel tijd je voor elk onderdeel nodig hebt. Zo kan je realistisch inschatten wanneer je in actie moet schieten. Ook bij het feestbudget dat je hebt en hoe je dit gaat besteden, sta je maar beter stil voor je echt begint.
Denk bij de voorbereiding ook meteen aan de veiligheid: is de ruimte groot genoeg voor het aantal genodigden? Zijn er voldoende uitgangen? Zal er zeker een medewerker of vrijwilliger met ehbo-kennis van de partij zijn? Is je onderneming voldoende verzekerd voor het type feest dat je plant? Heeft je vereniging een extra verzekering nodig, eventueel tijdelijk?
Een thema als kapstok
Een goedgekozen thema helpt je om je feest extra punch te geven. Het vormt een leidraad doorheen alle beslissingen die je als feestorganisator neemt: welke locatie past het best, wat staat er op het menu, welke muziek hoort erbij, vraag je de gasten om zich te verkleden …?
Ook een uitgekiende decoratie van de feestlocatie en de tafels zorgt natuurlijk voor extra sfeer. Ga je voor typisch kerst - met lichtjes en ‘o dennenbomen’ - of gooi je het over een totaal andere boeg? Wat je ook doet, verlies de brandveiligheid niet uit het oog wanneer je brandbare materialen (papier, droge takken) en kaarsen gebruikt.
Genodigden warm maken
Hoe goed jij het feest ook voorbereid hebt, het succes ervan staat of valt met de mensen die erbij zijn. Toch heb je dat als organisator voor een stuk in de hand: maak je werknemers of leden vooraf warm voor het feest door hen bij de voorbereidingen te betrekken. Dan zal het feest vanzelf helemaal aansluiten bij wat zij het meest waarderen.
Hoe? Richt een tijdelijk feestcomité op dat je nauw betrekt bij alle aspecten van het feest. Of laat iedereen stemmen over bepaalde aspecten ervan: verkiest de meerderheid het thema ‘winterwonderland’ of voelen ze meer voor een beachparty? Komt er een pastabuffet of liever een winterbarbecue? Nodig je een trendy dj uit of liever een relaxed jazzbandje?
Ook altijd leuk om de feestvreugde op te wekken: maak een paar weken op voorhand een playlist op Spotify en laat de genodigden hun muzikale suggesties toevoegen.
IJsbrekers
Lekker eten en goede muziek kúnnen volstaan om van jouw personeelsfeest of verenigingsfeest een voltreffer te maken. Maar wanneer je veel medewerkers of vrijwilligers hebt, die elkaar niet allemaal persoonlijk kennen, zal je straffer uit je pijp moeten komen om van dit samenzijn een echt feest te maken.
Met eenvoudige activiteiten breek je makkelijker het ijs. Denk aan korte spelletjes, een goochelaar die langs de tafels gaat, kaartjes met conversatiestarters, een tombola, een karaoke of een fotobooth met grappige rekwisieten.
Feestelijk eten & drinken
Geen feest zonder feestmenu! Maar wat serveer je het best? Wanneer je veel volk verwacht, doe je er vaak goed aan een cateraar in te schakelen. In een kleiner gezelschap brengt een ‘potluck party’ vanzelf sfeer: iedereen maakt zelf een gerecht klaar en zet dat op een lange buffettafel neer.
Denk er in elk geval aan om je gasten vooraf te vragen naar hun dieetwensen en allergieën, en die door te geven aan het keukenteam. Zo verloopt ook de feestmaaltijd 100% veilig voor al je personeels- of verenigingsleden.
En de drankjes? Zoek het wat verder dan de klassieke drievuldigheid van wijn, fruitsap en water. Misschien past een bartender die met de nodige show originele cocktails shaket op jouw themafeest? Wie nog moet rijden, motiveer je met creatieve mocktails of huisgemaakte limonades om het alcoholvrij te houden.
Veelgestelde vraag: ik had een ongeval op het bedrijfsfeest, is dat een arbeidsongeval?
Wanneer een werknemer gewond raakt tijdens de job, of op de weg naar en van het werk, spreken we over een arbeidsongeval. Of het ongeluk op een personeelsfeest al dan niet als arbeidsongeval beschouwd wordt, hangt dus samen met de vraag: kan je het feest als werk beschouwen?
De rechtspraak ziet een bedrijfsfeest als werken wanneer de werkgever het feest betaalt, de directie er aanwezig is, de werknemer zich verplicht voelt naar het feest te gaan én die tijdens het feest onder het gezag van de werkgever staat. (Bron: Securex)
Val je dus van de trap tijdens het jaarlijkse kerstfeestje of de nieuwjaarsdrink waarop je werkgever trakteert, dan gaat het wellicht om een arbeidsongeval. Krijg je een elleboogstoot op je oog terwijl je met een paar collega’s gaat dansen na het werk, dan zal de familiale verzekering moeten tussenkomen.
Heb je ook een feest gepland op je vereniging of bedrijf en twijfel je of je verzekeringen alle risico’s dekken? Geef een seintje, we bekijken het met plezier voor je.
Prettige feesten!